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第68章（第1页）

应该再花一点时间，取得人们的认同。一旦每个人都相信这是一项正确的计划，就会去做而且可以做好，成功的机会非常高。

在这个过程中的每一步骤，都可以运用脑力规划使人们参与投入，将所有的意见写出来，促进沟通与了解。

会议的基本资料在需要搜集及传送资料的工作会议中，可以利用电脑或传送器。用这种方式记录资讯比手写更快。一部好的传送器可将脑力规划时的资料输入特别的软件。如果会议室中有列表机及复印机，可以在会议进行当中作成一份基本资料，人手一份，立即检讨及编辑。

若有联网的终端机，观众可以先看到基本资料，在较困难的拷贝作业之前完成初步的编辑。这种设备更可以将数据资料统计列表，以便讨论。结合硬件及软件的条件，创造强力会议。

练习（1）根据你上一次参加过的会议，做一份脑力规划图。怎样做会更好？检讨时间、地点、与会者、提案、意见及决议的流程。是否每个人都全心参与？会议的结论清楚吗？每个人离开时，是否都清楚自己应该完成什么任务？是否照预定进度？

（2）假设你必须主持一项会议（或想主持一项会议）。用脑力规划设计会议的时间、地点、与会者。会议的目标是什么？你想要宣布哪些讯息？希望做成哪些决议？列出讨论提纲。在开会前人们会得到哪些资料？有哪些资料需要在会议中提出？

全脑进度表

如果你对未来毫无打算，你会真的一无所有。

‐‐亨利。福特（henryford，sr）

做进度表是时间管理的基本原则。我们都知道怎么做：。列出待完成的工作……决定工作的轻重缓急……执行进度表。

这样做没有错，但通常一天之中，你可能只做完表上15项中的第4项（有时连第1项都做不完）。那么从第5项到第15项怎么办呢？延到第二天再做也可以，但有时一项工作没有及时完成，会影响整个计划。如果你不断加上新的工作项目并重新编号，会一片混乱，而且没有系统。

不起作用的进度表为什么很多人使用时间管理系统，却仍然觉得完成工作遥不可及？为什么很多人常在事实发生后才填上进度表？为什么很多人做进度表都是虎头蛇尾？

答案很简单。因为进度表不合乎我们工作的习惯、没有弹性、不能刺激交互作用，也不是思考过程的一部分。粗糙、霸道、冷漠、呆板？？难以灵活运用。

在我做一个建筑工作室的脑力规划时，长堤希尔顿的人事主任杰丝。史都华给我一个灵感。她提议用脑力规划做进度表。我觉得值得一试，事实证明，效果太好了。我后来才知道很多脑力规划者使用这种技巧做时间管理，汤尼。布桑和麦克。吉柏已经用了15年了。

唯一的后遗症是我工作得更辛苦，因为我完成更多，所以我在进度表上加了更多东西。

做出更好的进度表以脑力规划做出进度表，可促使你身体力行。我常觉得好像有人会看看我到底完成多少。我的进度表只为自己做，一团乱，可笑的颜色像蛛网般遍布纸上。除了我以外对任何人都没有意义，但可以让我考虑到每一个细节，在颜色及图形中怡然自得。让我得到回馈，即使重新安排工作流程也没有挫败感。

星期日傍晚安排一周进度安排一周进度，最理想的时机是星期日傍晚。用大约20分钟将所有的规划图整理好，星期一早晨到来时，你已胸有成竹。每天结束前，你只需利用5到10分钟修正规划图，就能让第二天的工作一目了然。以下是基本观念：。最好用大型纸张（大型电脑纸）及几种色笔……在纸的中央画一个框，写下&ldo;待完成&rdo;。标出日期，如：7月18日到24日等……考虑你的主要工作项目。例如厂务经理可能要考虑设备、产能、安全、管理、人事，而业务员则可能有说明会、追踪、报价及人事等……在纸的最顶端写下目标，提醒自己，用它指挥你整个星期的活动……每一个项目用不同颜色的线条，连到中心的框框中，并在该项目上写下标题……在各分类项目引伸出来的线条上，用同样的颜色，开始写出待办事项。使用关键字，每项工作只用一、两个字来描述。

用黄笔标出一天的工作重点。写出所有的工作项目后，逐一检讨，并将必须在隔日完成的工作用黄笔标出来。再看一遍所标出的项目，并以数字标出优先顺序。用不同的颜色圈出号码以利辨认……在左上角用黄笔作记号，并用黑笔在顶端写出预定完成的日期……当你完成一件工作时，用不同颜色的笔划掉。用粉红色画过黄色，可变成一种不显眼的橘色……计划隔天的进度时，只需再标出更多工作号码。你可以在一天之中或检讨流程时，随时增减修改……如果你打了很多电话，没打通的号码也可以列入第二天的进度表。在表上标出日期并注明&ldo;留话&rdo;，提醒你打过电话，正在等回电……最后，你的星期进度表会为你保留完整的活动纪录。

进度表的益处你可以有一个组织完善的结构图，令你立即知道自己身在何处、应该做什么。不需破坏进度表，就能轻易加入新的工作项目。橘色（任何你代表完成的颜色）愈来愈多，会让你有一种成就感（这是生活中令我们愉悦的小事）。你可以加入电话号码、约会时间等，使这份图表成为实用的工具。这是你自己的图表，你不用担心一团乱，或别人看不看得懂。因为这种进度表有弹性，而且使用简便，因此比标准的进度表更有效率。

一目了然的电话表方得训练系统的总裁贝利。方得，使用电话表。他专攻办公自动工业的销售训练，他的电话表分为经销商、地区经理、零售店等。名字和电话号码分别依相关的功能分类，写在同一页，一目了然。他说：&ldo;这比记在电脑里快多了，因为我可以一次看到所有的电话。而且，所有的人和号码都写在一起，可以提醒我该打的电话或该追踪的人。&rdo;

演讲的力量

我的父亲给我演说方面的忠告：诚恳、扼要、端坐。

‐‐詹姆士。罗斯福（jasroosevelt）很多成人最恐惧的事（比死亡更甚），是在大庭广众前演讲。这种与群众沟通、向别人传达讯息、经验及热诚的能力，对我们的成败有很大的影响，因此也愈来愈重要。在公众面前演讲，使我们容易受伤害。但我们也常过度夸大可能产生的失败及羞辱。对一个人说话时，我们可以稍作保留，并观察对方的身体语言及反应，随时应变；但面对群众时，多半有既定的讲题及流程，无法作太多调整。

演讲时不一定要两脚发抖、声音发颤，但有时很难避免。多数的演讲者，不论有无经验，还是会觉得头昏眼花，即使有经验的演讲者也常会出差错。

以下是控制失误的三种原则：。目的。加强注意力及记忆力。组织

用一句话陈述目的准备演讲时，最重要的是了解为何要演讲，及为什么有人要听。为了确定你不会浪费你自己和观众的时间，应该检讨演讲是否有必要。用一句话将你的目的写出来。演讲常被用来传播讯息、教学、激励群众从事某种活动或娱乐。你应该了解目的以便作准备。要让观众了解一项新的法令，或想让他们惠赐一票，型态完全不同。前者的重点是帮助观众了解并记住该法令的重要性；后者则强调选举对群众生活的影响。

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