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第64章（第1页）

最快失去听众的方式是优越感。避免以下这种口气：&ldo;你可以看得出来&rdo;

（你怎么知道我可以？）及&ldo;我知道你会同意&rdo;（你凭什么这么确定？），或者&ldo;应该是很清楚的&rdo;（应该如何？？）。

了解你的读者可以帮助你组织题材，并充分被接受。步骤三：传达决定1：你非写这份报告不可吗？用口头的方式也许更好。ati药剂公司（有150个员工，营业额1400万美元）废除备忘，只偶尔记下政策和流程的重点。总裁保罗。史蒂文生说：&ldo;每个人都知道该怎么和别人说话。&rdo;交谈比文字更有利，可以获得立即的回馈，加强社交接触并节省时间。

1可以用说的就不要写为了让思想更有系统，无法完全不用书面的沟通方式。但尽可能与人们交谈，把时间节省下来，处理更复杂的问题。我们不是在写伟大的小说，不是提供娱乐，而是希望他们做某些行动及决定。前提是他们必须读过我们所写的资料，所以请避免冗长无用的形容词。

230秒内抓住注意力你必须和忙碌的人们共同争取时间。除非你是董事长或总裁，你可能只有30秒钟的时间去吸引读者的兴趣，否则你的资料将被归入&ldo;有空再读&rdo;的档案（我们都知道不会有空去读这类的档案）。

我们需要应用广告的技巧‐‐生动的标题、简洁有力的文句。要传达我们的讯息，必须尽量吸引读者的注意力。

脑力规划帮助我们组织资讯、传达讯息。它厘清焦点，集中成简短、生动的关键字。以下是几个实用的建议。

善用标题要善用标题，不可糙率。用&ldo;获利简报&rdo;或&ldo;节省300万&rdo;，何者能吸引你的注意？

如果你的标题和副标题运用得当，可以将大部分信息传达给读者，包括最糙率的读者。此外，几乎没有人会读完所有的资料。写报告时，每一段落应加上副标题，再穿插图表，避免分散主题。

利用图表促销理念1视觉可以立即沟通当你想很快说明一个构想或强调一个特别的观点时，照片和图表非常重要。一份有效的图表或照片有立即说明的作用。但有一些注意事项：。图片比表格更具震撼性……每一份图表或照片只代表一个观点。最好是用几份图表共同说明一个观点，不要混淆不清……最好加上颜色……图表或照片的位置尽量接近主题。格式须切合功能你所选用的格式应该切合文件的功能。如果你收到一份备忘记录，可以只作简短的答复；如果你负责分析一个新市场，就需要作一份正式的报告，包括统计图表及详细的资料。

2沟通的形式口头：非正式，非书面性。手写：非正式，书面性。

备忘：需作群体沟通（3人以上），书面性。报告：需作群体沟通，探讨复杂问题需书面辅助文件，亦需以书面作成决定。备忘录备忘录宜简短（最多一页）；备忘录的表头最好采用以下格式：日期：收文者：发文者：主旨：执行：作者可于执行栏表达这份备忘录的目的，并使读者了解作者所期待的行动。如果只是&ldo;仅供参考&rdo;，则应重新考虑。

避免强调性别且不失可读性一份针对500所大学的学生（男女各半）所作的最新研究显示，当他们读到一份以&ldo;他&rdo;为主词的资料，65％的人认为是男性。人们开始注意到文章中性别的不同，所以尽量避免用代表性别的字眼。也不可使用拙劣的结构，如&ldo;他或她&rdo;等，可能破坏文字的流畅，更不易读。

以下是几种避免强调性别又不失其可读性的方法：。直接写出人名……使用一般通称：如：经理应该尊重部属的意见……偶尔使用女性称呼，特别是指一些有权力的人。如：总裁应将她的力量用在？？……使用比较中性的字眼。

运用幽默感1谨慎运用幽默感幽默感亦可用在正式的文件里，但除非你确定不会引起他人的反感，否则最好不用。如果一个主管或老板写一些幽默的东西给部属，可以令人觉得温暖、幽默。反之，如果部属写给上司，幽默可能会让人有缺乏自信或能力不足的感觉。

即使你是一个幽默大师，亦该有所节制。人们若只喜欢你的幽默风趣，就难以与他们严肃地沟通问题。

2务必注意可读性以下是一些可使备忘录或报告更具可读性的建议：两边留白要宽：短句比长句更容易读。两边留白可让读者容易批注，并使文件看来更清晰且更专业化。

界定字句：利用粗体字、斜体字或字下线标出重要字句。数字：采用易读的方式。如：400万比＄4000000容易读。

页次：3页以上的文件应标明页次。讨论一些未标明页次的资料，常会破坏整体会议。

连字号：增加空白，但影响可读性。如果可能应尽量避免。使用时不要影响文字的流畅。

3修改、编排、再修改没有一个作者能省略修改的过程。一份未经修改及编排的报告是一种冒险，错误可能发生在最严重的部分。如总裁的名字拼错，或者最重要的栏次漏标等。重要的文件应请别人看过一遍，交出一份重要的报告前，最好先放几天。（如果你有这种经验，就知道多放几天再修改的好处。）

4大声读一遍仔细检查文法及标点，可利用检查错字的系统。大声读一遍，打出拙劣、不友善或刺耳的词句。

5结尾须加强讯息文件的结尾可列出重要的附件、全文摘要或如何执行。不要吊读者胃口。

确定你所要求的行动已完全说明清楚。更完善的计划管理经营企业像骑脚踏车，不前进就会跌倒。

‐‐约翰。大卫。瑞特（johndavidwright）你的老板要和你讨论超越强生公司的策略。你还没想过这个问题，因为你认为竞争有困难。你走进老板的办公室时，秘书说他正在打电话，可能要等5分钟。这时候你会：（1）随手拿起商业周刊来读。

（2）回想有关强生公司的事。

（3）与秘书交谈。

（4）作一份有关强生公司业绩的脑力规划。每一种选择都有潜在的价值，但是只有一项能让你从容地拟出一份深具挑战性的计划。如果你的选择是（4），那么财富、升迁、名声与好运都指日可待。

你可以利用这5分钟，作有关强生公司的脑力规划，分析它的各种情况：问题、需求及其他重要的市场因素。等你规划出完整的背景，如何达到业绩的构想便会源源不绝。

5分钟的作用我们习惯浪费像五分钟这种片段的时间。其实五分钟已经是一般脑力爆发的时间，你可以用来展开一项计划的纸上作业。也许时间太短无法完成，但好的开始已经是成功的一半。

伍迪。艾伦说：&ldo;80％的成功可以预期。&rdo;利用脑力规划，可以较轻易地展开一项计划，并在你产生排斥心理之前就付诸行动。

所谓的排斥是指，因一项计划太困难、费时、费钱、牵涉的层面太广而裹足不前。

因为&ldo;没有足够的时间&rdo;而无法进行某项计划，这就是排斥的作用。有一个老笑话说：如何吃掉整只大象？

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